La Monserratoteca promuove il servizio di prestito interbibliotecario (ILL) e di fornitura di documenti (DD) verso i propri utenti regolarmente iscritti e si impegna ad attuare il prestito interbibliotecario nazionale ed internazionale, quando la lontananza non permetta all'utente una consultazione in loco e quando la copia richiesta non presenti particolari caratteristiche di pregio o antiquariato. Eventuali spese sono a carico dei richiedenti.
Richieste di prestiti verso altre biblioteche. Qualora un utente necessiti di un documento non disponibile presso la Monserratoteca, gli operatori, su richiesta dello stesso, provvedono ad accertarne la localizzazione in altre biblioteche, con precedenza per quelle più vicine, a verificare disponibilità effettiva, durata e condizioni del prestito e le spese occorrenti. Sulla base delle risposte pervenute è scelta la soluzione più conveniente e di ciò viene informato il richiedente. Solo se il richiedente è d’accordo con le condizioni stabilite, viene completata la procedura con l’inoltro della richiesta di prestito. Le spese relative ai prestiti e alle riproduzioni di documenti posseduti da altre biblioteche sono a carico del richiedente.
Gestione delle richieste. I moduli Richiesta ILL e DD in entrata vengono sottoscritti dall’utente e dall’operatore al momento della richiesta, alla consegna del documento e alla riconsegna in biblioteca. Il personale tiene aggiornata la situazione dei documenti prestati in un apposito registro o, in alternativa, secondo le procedure previste dal software in uso.
Sanzioni. L'utente che non restituisca puntualmente un documento ricevuto in prestito ILL, viene sollecitato a farlo e ciò può comportare la temporanea sospensione dai servizi fino alla restituzione del documento. Nel caso l'utente danneggi o smarrisca un documento ricevuto in prestito sarà applicato il regolamento in materia della biblioteca prestante. Trascorsi inutilmente 30 (trenta) giorni dalla ricezione dell'invito alla restituzione dei documenti, l'utente viene escluso a tempo indeterminato dal servizio di prestito locale e può essere sottoposto ad ogni altro provvedimento ritenuto idoneo dal bibliotecario. La mancata restituzione di un documento di proprietà della biblioteca configura il reato di appropriazione indebita secondo l’art. 646 del Codice penale.
Richieste di prestiti da altre biblioteche. Il servizio viene erogato nel rispetto della vigente normativa sul diritto d’autore, garantendo la disponibilità dei documenti posseduti, intesa come disponibilità temporanea dell'originale o come fornitura della riproduzione. La Monserratoteca si impegna a rispondere in tempi celeri alle richieste pervenute. Le richieste di prestito saranno rivolte dagli utenti (privati) alla propria biblioteca di riferimento e tramite queste verrà attivata la richiesta di prestito interbibliotecario. Le richieste possono essere inoltrate a mezzo lettera, fax, posta elettronica della biblioteca. Le eventuali richieste telefoniche dovranno sempre essere integrate da comunicazione scritta. Altre forme di richiesta sono ammesse se previste nella gestione nel prestito in ambito al software in uso.
Limiti del servizio. Non possono essere prestate più di una pubblicazione per volta per un massimo di 2 (due) volumi complessivi a una medesima biblioteca. Il servizio di prestito è sospeso nei seguenti periodi dell’anno: dal 24 dicembre al 6 gennaio, 10-25 agosto, 1-4 novembre. Sono escluse di regola dal prestito interbibliotecario i documenti:
- di pregio storico o artistico;
- il cui donatore abbiano vietato il prestito;
- di cui particolari ragioni, come lo stato di conservazione non adatto al trasporto, ne sconsiglino l’allontanamento dalla sede;
- della Sezione Consultazione;
I documenti esclusi dal prestito sono comunque disponibili per la consultazione in loco.
Durata, restituzione e spese. La durata del prestito è di 30 (trenta) giorni dal ricevimento, salvo minor termine secondo la valutazione del bibliotecario. Si richiede il rimborso delle eventuali spese sostenute per l’invio dei documenti. I libri devono essere rispediti dalla biblioteca richiedente tramite posta raccomandata A/R con busta imbottita e con spese postali a suo carico.
Sanzioni. La biblioteca che non provvede alla puntuale restituzione della pubblicazione prestata è sospesa dal prestito fino alla riconsegna. Entro i trenta giorni successivi all'avvenuta scadenza viene sollecitata la restituzione via mail/telefono, se entro 60 (sessanta) giorni non vi è risposta, l’obbligo di riconsegna è trasmesso con raccomandata A.R. In caso di smarrimento o danneggiamento, per il materiale librario e multimediale, si richiede la sostituzione con una copia identica o, qualora non sia più reperibile in commercio, un versamento in denaro pari al doppio del prezzo di copertina corrente o stimato; per le riviste, qualora non sia rintracciabile la copia, il costo è il doppio del prezzo di copertina dell'ultimo numero uscito. L’ammontare della cifra, da rimborsare con versamento nell’apposito C/C intestato alla Tesoreria del Comune di Monserrato, sarà comunicata con raccomandata A.R.